Profesionalios buhalterinės paslaugos vidutinėms ir stambioms įmonėms Vilniuje ir Vilniaus apskrityje

Augant įmonei keičiasi ir jos apskaitos poreikiai. Kai verslas peržengia mažos organizacijos ribas, buhalterinė apskaita nebėra vien sąskaitų registravimas ir mėnesio ataskaitos – ji tampa svarbia valdymo sprendimų dalimi, apimančia mokesčių planavimą, finansinę atskaitomybę, vidaus kontrolės procesus ir atstovavimą institucijose. Apskaita turi būti tvarkoma sistemingai, laikantis teisės aktų ir atsižvelgiant į konkretaus sektoriaus specifiką.

Kodėl vidutinėms ir stambioms įmonėms reikia platesnio apskaitos sprendimo

Vidutinio ir didelio dydžio įmonėse apskaita dažnai apima kelis juridinius vienetus – patronuojančią bendrovę, dukterines įmones ar filialus skirtinguose regionuose. Tokiu atveju reikalinga ne tik kiekvieno vieneto apskaita atskirai, bet ir sujungti duomenys grupės lygmeniu, kad vadovybė matytų bendrą finansinę padėtį. Šiam tikslui skirta įmonių grupių apskaitos ir konsultavimo paslauga, apimanti tarpusavio atsiskaitymų suderinimą, konsoliduotų ataskaitų rengimą ir vieningos apskaitos politikos taikymą visoms grupės įmonėms.

Kai įmonė veikia grupės struktūroje arba turi kelis padalinius, finansinių ataskaitų rengimas tampa sudėtingesnis procesas – reikia ne tik parengti kiekvieno vieneto ataskaitas atskirai, bet ir užtikrinti, kad jos būtų parengtos vienodais principais bei laiku suderintos tarpusavyje. Vidutinėms ir stambioms įmonėms tai yra nuolatinis, o ne vienkartinis procesas, todėl naudinga, kad finansinės ataskaitos visoms grupės įmonėms būtų rengiamos vieno partnerio, gerai pažįstančio visą struktūrą.

Didesnėms organizacijoms taip pat aktualus valdymo apskaitos poreikis – vadovybei ar akcininkams reikalingos ne tik privalomos ataskaitos, bet ir vidinė finansinė informacija sprendimams priimti: pelningumas pagal padalinius ar projektus, biudžeto vykdymo stebėsena, pinigų srautų prognozės. Tokios ataskaitos rengiamos pagal individualius įmonės poreikius ir dažniausiai peržengia standartinės mėnesio apskaitos ribas, todėl reikalauja platesnės apskaitos partnerio kompetencijos ir gebėjimo dirbti su didesniais duomenų kiekiais.

Pilnas paslaugų spektras vienoje vietoje

Visoms organizacijoms patogiausia, kai visos su apskaita, mokesčiais ir finansų valdymu susijusios funkcijos yra sutelktos į vieną partnerystę. Tai leidžia išvengti informacijos fragmentacijos tarp kelių tiekėjų ir užtikrina, kad visi procesai būtų suderinti tarpusavyje. Paslaugas paprasta suskirstyti į tris pagrindines kryptis:

• Buhalterinės paslaugos – kasdienė apskaita UAB, AB, MB, VšĮ, individualioms įmonėms, asociacijoms, vyriausiojo buhalterio paslaugos.
• Mokesčiai ir finansai – mokesčių konsultacijos, finansų valdymas ir mokesčių optimizavimas, finansinių ataskaitų rengimas.
• Konsultacijos ir atstovavimas – įmonių duomenų keitimas, atstovavimas mokestinių patikrinimų metu.

Tokia paslaugų struktūra leidžia įmonei gauti visas reikalingas paslaugas nuo pirminės dokumentacijos iki sudėtingesnių finansinių sprendimų, nesikreipiant į skirtingus tiekėjus atskiroms sritims.

Sektorinė patirtis – svarbus veiksnys renkantis partnerį

Kiekviena veiklos sritis turi savo apskaitos ypatumus. Transporto įmonėms aktualūs degalų, kelionės išlaidų ir tarptautinio gabenimo apskaitos klausimai. Gamybos sektoriaus įmonėms svarbu tiksliai apskaityti žaliavas, savikainą ir gamybos procesą. Prekybos bei paslaugų įmonėms dažnai reikalinga detali atsargų ir pardavimų apskaita, taip pat pelningumo stebėsena. Turint patirties konkrečiame sektoriuje, apskaitos procesai gali būti pritaikyti taip, kad atspindėtų realią verslo veiklos specifiką, o ne bendrą standartinį modelį.

Be komercinio sektoriaus, apskaitos poreikiai skiriasi ir viešajame bei nevyriausybiniame sektoriuje. Viešosioms įstaigoms, asociacijoms, labdaros ir paramos fondams taikomi kiek kitokie atskaitomybės reikalavimai, todėl naudinga, kai apskaitos partneris turi patirties dirbant su tokio tipo organizacijomis.

Sektorinė patirtis pasireiškia ir gebėjimu iš anksto atpažinti su konkrečia veikla susijusias rizikas. Pavyzdžiui, transporto įmonėms svarbu tinkamai apskaityti tarptautinius PVM klausimus ir komandiruočių išlaidas, gamybos įmonėms – teisingai paskirstyti pridėtines išlaidas tarp gaminamos produkcijos, o prekybos įmonėms – užtikrinti, kad atsargų apskaita atspindėtų realią sandėlio būklę. Kai apskaitos partneris jau yra susidūręs su panašiomis situacijomis kitose įmonėse, sprendimai priimami greičiau, o klaidų tikimybė mažėja.

Susidūrėte su apleista apskaita

Vidutinėms ir stambioms įmonėms apleista apskaita dažniausiai atsiranda ne dėl nerūpestingumo, o dėl struktūrinių pokyčių: sparčios plėtros, kai apskaitos apimtys išauga greičiau nei vidinių resursų pajėgumas jas apdoroti, įsigyto verslo ar naujos dukterinės įmonės prijungimo prie grupės, kai perimama ir jos apskaitos „palikimas“, arba vidinio buhalterio ar finansų komandos nario pasitraukimo be tinkamo perdavimo. Tokiais atvejais atsilikimas gali paliesti ne vieną, o kelis apskaitos ciklus vienu metu. Jei viena grupės įmonė atsilieka su apskaita kelis laikotarpius, tai apsunkina visos grupės bendros finansinės ataskaitos parengimą, nes joje turi atsispindėti visų įmonių duomenys kartu.

Kuo anksčiau toks darbas pradedamas, tuo didesnė tikimybė apskaitą sutvarkyti laiku – prieš metinių finansinių ataskaitų pateikimo terminą, banko finansavimo paraišką ar mokestinį patikrinimą. Vidutinės ar stambios įmonės apskaitos apimtis dažniausiai lemia, kad sutvarkymas užtrunka ne vieną savaitę, ypač jei atsilikimas apima kelis laikotarpius ar kelis grupės vienetus, todėl į šį procesą verta žiūrėti kaip į nuoseklų, iš anksto suplanuotą darbą, o ne skubų veiksmą paskutinę minutę. Apleistos buhalterinės apskaitos tvarkymo paslauga padeda tai sutvarkyti: pirmiausia atliekama esamos padėties inventorizacija atskirai kiekvienoje įmonės ar grupės vienete, nustatoma, kokių dokumentų ir įrašų trūksta, tuomet sudaromas realistiškas etapų planas, kaip duomenys bus atkuriami ir suderinami tarpusavyje.

Kai apskaita apima kelis praėjusius laikotarpius arba kelis susijusius juridinius vienetus, svarbu ne tik parengti trūkstamas ataskaitas, bet ir įvertinti galimas mokestines pasekmes bei, jei reikia, iš anksto informuoti mokesčių administratorių apie taisomus duomenis. Toks darbas, pradėtas pakankamai anksti, leidžia iki nustatyto termino turėti tvarkingą, teisės aktus atitinkančią apskaitą visoje grupėje, o ne tik atskirose jos dalyse.

Mokesčių planavimas ir atstovavimas

Vidutinėms ir stambioms įmonėms mokesčių klausimai dažnai apima ne tik teisingą deklaracijų pateikimą, bet ir ilgalaikį planavimą – kaip optimizuoti mokestinę naštą laikantis teisės aktų, kaip pasirengti galimam mokestiniam patikrinimui, kaip valdyti riziką dėl artėjančių teisės aktų pakeitimų. Kai reikalingas atstovavimas bendraujant su Valstybine mokesčių inspekcija ar kitomis institucijomis, naudinga turėti specialistus, kuris jau turi tokios patirties ir gali paruošti reikiamą dokumentaciją bei atstovauti įmonės interesams viso proceso metu.

Mokesčių aplinka Lietuvoje kinta gana dažnai – keičiasi tarifai, neapmokestinamos ribos, deklaravimo tvarka ar atskirų mokesčių apskaičiavimo principai. Įmonei, ypač turinčiai sudėtingesnę struktūrą ar veikiančiai keliose srityse, naudinga, kad apskaitos partneris seka šiuos pokyčius ir laiku informuoja, kaip jie gali paveikti konkrečią veiklą. Tai leidžia priimti sprendimus iš anksto, o ne reaguoti į pasikeitusius reikalavimus paskutinę minutę.

Duomenų saugumas ir atsakingas darbas su informacija

Finansiniai duomenys yra viena jautriausių įmonės informacijos dalių, todėl apskaitos partneris turi užtikrinti griežtą konfidencialumą ir tinkamą duomenų apsaugą. Tai apima ne tik technines priemones, bet ir vidaus procesus – aiškiai apibrėžtą prieigą prie dokumentų, laiku parengiamas ataskaitas bei nuoseklų teisės aktų reikalavimų laikymąsi. Įmonei tai reiškia galimybę susikoncentruoti į pagrindinę veiklą, žinant, kad finansinė informacija tvarkoma atsakingai.

Vidutinėms ir stambioms įmonėms taip pat svarbu, kad apskaitos duomenys būtų pasiekiami patogiu formatu – ar tai būtų reguliarios ataskaitos vadovybei, ar informacija, reikalinga banko finansavimui gauti. Naudojant patikimas, nuolat atnaujinamas apskaitos programas ir aiškiai apibrėžtus vidaus procesus, informacija gali būti pateikiama greitai ir suprantamai, nepriklausomai nuo to, kam konkrečiu atveju ji yra skirta – akcininkams, bankui ar valstybinėms institucijoms.

Kaip prasideda bendradarbiavimas

Pradedant bendradarbiavimą su nauju apskaitos partneriu, procesas paprastai vyksta keliais etapais, leidžiančiais tinkamai perimti visą reikiamą informaciją:

• Pirminė konsultacija, kurios metu aptariama įmonės veikla, apimtys ir esami apskaitos procesai.
• Poreikių įvertinimas ir individualaus paslaugų bei kainos pasiūlymo parengimas.
• Dokumentų bei sistemų perėmimas, prireikus – ankstesnės apskaitos peržiūra ir sutvarkymas.

Toks nuoseklus perėjimas padeda išvengti nuoseklumą apskaitos procesuose ir užtikrina, kad nuo pat pirmųjų mėnesių įmonė gautų aiškią finansinę informaciją.

Ką verta žinoti prieš renkantis apskaitos partnerį