Apsisprendus apskaitą patikėti kitai bendrovei, praktiniai klausimai iškyla vėliau: kokiu būdu ir kada perduoti dokumentus, kas lieka įmonės pusėje, ką reiškia atstovavimas valstybinėse institucijose ir nuo ko pradedama, jei ankstesnių laikotarpių apskaita liko nesutvarkyta.
Buhalterinės apskaitos tvarkymas iš išorės nėra vien dokumentų suvedimas į programą. Įmonės pusėje lieka pirminių dokumentų surinkimas ir ūkiniai sprendimai, o apskaitos bendrovė perima registravimą, skaičiavimą, ataskaitų rengimą ir bendravimą su institucijomis. Nuo to, kaip aiškiai pasidalytos šios ribos, priklauso, ar mėnesio uždarymas vyks be papildomo susirašinėjimo.
Verta turėti omenyje vieną dalyką, kuris išlieka nepriklausomai nuo pasirinkto modelio. Už apskaitos organizavimą įmonėje atsako jos vadovas. Perdavus apskaitą, ši pareiga niekur nedingsta, keičiasi tik jos turinys: vadovui nebereikia žinoti, kaip užpildoma konkreti deklaracija, bet jis užtikrina, kad dokumentai pasiektų buhalterį laiku ir atspindėtų tikrus įvykius. Būtent todėl susitarimas dėl dokumentų srauto yra svarbesnis už visus kitus sutarties punktus.
Ką perima apskaitos bendrovė
Pilna paslauga apima visą kelią nuo gauto dokumento iki ataskaitos, pateiktos institucijai. Praktiškai tai reiškia šiuos darbus:
- pirminių dokumentų registravimas apskaitos sistemoje
- darbo užmokesčio skaičiavimas ir su juo susijusios ataskaitos
- mokesčių skaičiavimas ir deklaracijų rengimas
- metinių finansinių ataskaitų ir balanso sudarymas
- duomenų teikimas Valstybinei mokesčių inspekcijai, Sodrai, Registrų centrui ir Statistikos departamentui
Kai buhalterinės apskaitos tvarkymas perduodamas visas, įmonei nereikia įsigyti ir prižiūrėti apskaitos programos, įrengti darbo vietos ar spręsti, kas dirbs buhalterio atostogų metu. Apskaita tvarkoma paslaugą teikiančios bendrovės biure jos priemonėmis, o įmonė gauna paruoštas ataskaitas ir atsakymus į klausimus.
Darbas sukasi mėnesio ciklu. Pasibaigus mėnesiui perduodami dokumentai, jie užregistruojami, paskaičiuojami mokesčiai ir pateikiamos deklaracijos, o laikotarpis uždaromas. Metų pabaigoje prie šio ciklo prisideda metinis darbas: sutikrinami likučiai, sudaromas finansinių ataskaitų rinkinys ir metinė pelno mokesčio deklaracija. Kai ritmas nusistovi, įmonės pusėje lieka pasirūpinti, kad dokumentai būtų perduoti laiku, ir atsakyti į kelis tikslinamuosius klausimus. Ar tai daro pats vadovas, ar jo paskirtas darbuotojas, sprendžia įmonė, o apskaitos bendrovei svarbu tik žinoti, į ką kreiptis.
Toks modelis tinka įmonėms, kurių dokumentų srautas nepateisina atskiro etato, bet yra pakankamai reguliarus, kad reikėtų nuolatinės priežiūros. Tai daugiausia mažos ir vidutinės bendrovės, veikiančios prekyboje, paslaugose ar nedidelėje gamyboje.
Kokie dokumentai lieka įmonės pusėje
Įmonė renka ir perduoda pirminius dokumentus: pirkimo ir pardavimo sąskaitas, banko išrašus, kasos dokumentus, darbo sutartis ir jų pakeitimus, komandiruočių bei kuro dokumentus, sandėlio ir inventorizacijos duomenis. Šis sąrašas priklauso nuo veiklos pobūdžio, todėl aptariamas pradedant bendradarbiauti.
Dokumentus galima pateikti dviem būdais: perduoti elektroniniu būdu arba atvežti į biurą. Abu variantai veikia, ir juos galima suderinti. Renkantis verta žiūrėti į tai, kokia forma dokumentus gauna pati įmonė. Jei sąskaitos ateina į elektroninį paštą, jų spausdinimas ir perdavimas prideda darbo be jokios naudos. Jei dalis dokumentų yra popieriniai, atskiras skaitmeninimas taip pat gali būti nereikalingas ir pakanka juos perduoti tokius, kokie yra.
Antras dalykas, kurį verta aptarti iš karto, yra dokumento tinkamumas. Apskaitos įrašas remiasi dokumentu, iš kurio matyti, kas įvyko, tarp kokių šalių ir už kokią sumą. Jei sąskaitoje trūksta duomenų arba ji išrašyta netiksliai, klausimas grįžta įmonei, o pataisyti dokumentą galima tik su jį išrašiusiu tiekėju. Kai tokie atvejai pastebimi iš karto, jie išsprendžiami per kelias dienas ir mėnesio uždarymo nestabdo.
Su dokumentų perdavimu susijęs ir jų saugojimas. Apskaitos dokumentai saugomi teisės aktų nustatytą laiką, ir tai galioja nepriklausomai nuo to, kas juos tvarko. Todėl pradedant bendradarbiauti verta sutarti, kur lieka originalai, kas saugo elektronines kopijas ir kokia tvarka dokumentai grąžinami, jei bendradarbiavimas kada nors baigtųsi. Susitarus iš karto, vėliau nereikia ieškoti, kurioje pusėje yra konkrečių metų dokumentai.
Kaip susitariama dėl terminų
Terminai nėra vienodi visiems dokumentams, ir tai yra pirmas dalykas, kurį verta išsiaiškinti. Su darbo užmokesčiu susiję dokumentai reikalingi anksčiau už kitus, nes atlyginimai turi būti paskaičiuoti ir pervesti iki sutartos išmokėjimo dienos, o pranešimai apie darbuotojus teikiami savo tvarka. Pirkimo ir pardavimo dokumentai renkami už visą mėnesį ir dažniausiai perduodami jam pasibaigus. Inventorizacijos, sandėlio ir kiti periodiškai rengiami duomenys teikiami pagal atskirą susitarimą.
Konkrečios datos nustatomos sutartyje ir priklauso nuo veiklos pobūdžio, dokumentų kiekio, atlyginimų mokėjimo dienos ir nuo to, ar įmonė yra PVM mokėtoja. Universalaus grafiko čia nėra, todėl sutarties pasirašymo metu pravartu ne tik sužinoti terminus, bet ir pasitikrinti, ar jie realiai suderinami su tuo, kada įmonė pati gauna dokumentus iš tiekėjų.
Dokumentų pateikimo terminus lemia ir mokestinis statusas. PVM mokėtojos įmonės apskaitos ciklas yra tankesnis, nes prie metinių ir su darbuotojais susijusių ataskaitų prisideda reguliarus PVM deklaravimas. Įmonei, kuri PVM mokėtoja dar netapo, dokumentų perdavimo grafikas gali būti laisvesnis, tačiau pats principas nesikeičia: kuo anksčiau dokumentai pasiekia buhalterį, tuo daugiau lieka laiko klausimams išsiaiškinti iki ataskaitos pateikimo.
Praktinis patarimas. Kai įmonėje už dokumentų surinkimą atsako vienas žmogus ir jie keliauja vienu sutartu kanalu, mėnesio uždarymui nebereikia atskiro susirašinėjimo dėl trūkstamų sąskaitų. Tai paprastas susitarimas, kurį galima priimti pirmą bendradarbiavimo dieną.
Ką reiškia atstovavimas valstybinėse institucijose
Frazė skamba bendrai, bet turinys konkretus. Apskaitos bendrovė rengia ir teikia deklaracijas Valstybinei mokesčių inspekcijai, teikia duomenis apie darbuotojus Sodrai, teikia metinių finansinių ataskaitų rinkinį Registrų centrui ir rengia statistines ataskaitas Statistikos departamentui.
Vadovui tai reiškia, kad institucijų užklausos pasiekia specialistą, kuris turi visus reikalingus duomenis, ir kad į jas atsakoma nelaukiant, kol vadovas suras dokumentą. Įmonei nereikia atskirai sekti ataskaitų kalendoriaus ar aiškintis, kuri forma kuriai institucijai teikiama.
Vienas iš šių dokumentų nusipelno atskiro dėmesio. Registrų centrui pateiktas metinių finansinių ataskaitų rinkinys tampa viešai prieinamas, todėl jį gali peržiūrėti klientai, tiekėjai, bankai ir pirkimų organizatoriai. Įmonei, planuojančiai kreiptis dėl paskolos ar lizingo, taip pat ketinančiai dalyvauti viešajame konkurse, metinių skaičių gali prireikti anksčiau, nei sueina jų pateikimo terminas. Apie tokius planus verta pasakyti buhalteriui iš anksto, kad rinkinys būtų parengtas iki tos datos, o ne iki paskutinės.
Kai ankstesnių laikotarpių apskaita liko nesutvarkyta
Ne visos įmonės pradeda nuo švaraus lapo. Pasitaiko situacijų, kai buhalteris išėjo nebaigęs metų, dalis deklaracijų liko nepateikta, likučiai apskaitoje nesutampa su realia padėtimi arba dokumentai keliolika mėnesių gulėjo dėžėje. Tokiu atveju apskaitos atkūrimas yra atskiras darbas, atliekamas prieš pradedant įprastą mėnesio ritmą.
Pradedama nuo įvertinimo: kokie dokumentai yra, kokios deklaracijos pateiktos, kur nutrūko apskaitos registrai. Tik po to matoma reali darbo apimtis. Toliau apskaita atkuriama už praėjusius laikotarpius, deklaracijos tikslinamos arba teikiamos, mokesčiai perskaičiuojami, sudaromi trūkstami balansai pagal galiojančius reikalavimus. Šis darbas turi pabaigą, ir kai jis atliktas, įmonė toliau dirba įprasta tvarka.
Vertinant tokį laikotarpį svarbiausia yra ne dokumentų kiekis, o jų išlikimas. Jei pirminiai dokumentai yra, apskaitą galima atkurti net ir tada, kai registrai nutrūkę prieš kelerius metus. Jei dalies dokumentų nebeliko, jų kopijų galima prašyti iš tiekėjų arba banko, ir tai tampa pirmuoju darbo žingsniu.
Kai įmonė turi savo apskaitininką
Perduoti visą apskaitą nėra vienintelis variantas. Dokumentų tvarkymas ir sprendimai dėl mokesčių yra skirtingo pobūdžio darbai: pirmajam reikia laiko ir reguliarumo, antrajam reikia kvalifikacijos ir atsakomybės už tai, kaip ūkinis įvykis įvertinamas apskaitoje. Iš išorės gali būti reikalingos tik vyriausiojo finansininko funkcijos: mokesčių skaičiavimas, deklaracijų teikimas institucijoms, balansų sudarymas ir apskaitos kontrolė.
Toks pasidalijimas tinka įmonėms, kurių dokumentų srautas jau didelis, bet visos vyriausiojo finansininko etato apimties dar nepateisina. Tam pačiam sprendimų ratui priklauso ir atskira mokestinė peržiūra, kai patikrinama, ar mokesčiai skaičiuojami pagal galiojančius teisės aktus ir ar išnaudojamos taikytinos lengvatos. Ja gali pasinaudoti ir tos įmonės, kurios apskaitą tvarko kitur ir nori tik nepriklausomo įvertinimo.
Renkantis tarp pilno perdavimo ir dalinio modelio pravartu pažiūrėti, kur įmonėje yra silpnesnė vieta. Jei dokumentų suvedimas vyksta sklandžiai, o klausimų kyla dėl mokesčių ir ataskaitų, užtenka perimti vyriausiojo finansininko funkcijas. Jei laiko atima pats dokumentų tvarkymas ir programos priežiūra, prasmingesnis yra pilnas perdavimas. Sprendimas nėra galutinis: apimtį galima keisti bendradarbiaujant, kai keičiasi įmonės dydis ar veiklos pobūdis.
Kada apskaitą galima perduoti
Apskaita perimama bet kuriuo momentu. Laukti metų ar ketvirčio pradžios nebūtina, nors mėnesio riba yra patogiausias taškas dėl paties dokumentų srauto. Perimant vidury metų peržiūrimi einamojo laikotarpio duomenys ir likučiai, kad tolesnė apskaita remtųsi patikrinta pradine padėtimi.
Pereinant nuo vieno paslaugos teikėjo prie kito, sklandumą lemia ne data, o tai, ar pavyksta gauti ankstesnio laikotarpio duomenis. Verta pasirūpinti, kad perduodant būtų:
- apskaitos registrai ir laikotarpio pabaigos likučiai
- pateiktų deklaracijų kopijos
- darbo sutartys ir su darbuotojais susiję dokumentai
- ilgalaikio turto sąrašas su nusidėvėjimo duomenimis
Jei dalies šių duomenų nėra, tai nėra kliūtis pradėti. Tiesiog trūkstama dalis atkuriama, ir tai įvertinama kaip atskiras darbas.
Buhalterinės apskaitos paslaugos Vilniuje ir Vilniaus rajone
Bendrovė Kontolita buhalterinę ir mokesčių apskaitą tvarko nuo 2007 metų. Biuras veikia Vilniuje, Liepyno gatvėje, o klientai daugiausia yra Vilniaus miesto ir Vilniaus rajono įmonės. Apskaita tvarkoma bendrovės biure, klientui nereikia spręsti programinės įrangos ar darbo vietos klausimų.
Aptariama ne tik pati apskaita, bet ir tai, kaip patogiau organizuoti dokumentų srautą konkrečioje įmonėje. Kartu su apskaita teikiamos konsultacijos mokesčių klausimais, o pagal atskirą susitarimą prisiimamos ir administravimo užduotys, pavyzdžiui, sutartyse numatytų sąlygų vykdymo sekimas ar sąskaitų faktūrų išrašymas pagal jas.
Vilniaus ir Vilniaus rajono įmonėms toks modelis reiškia, kad popierinius dokumentus galima atvežti pakeliui, o susitikti dėl metinių ataskaitų ar planuojamų pokyčių įmonėje galima neplanuojant atskiros dienos. Įmonėms, kurios dokumentus tvarko elektroniniu būdu, atstumas reikšmės neturi, tačiau išlieka patogumas, kai klausimą reikia išspręsti tą pačią dieną.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar dokumentus galima perduoti tik elektroniniu būdu?
Taip. Dokumentus galima pateikti elektroniniu būdu, atvežti į biurą arba derinti abu variantus, jei dalis dokumentų yra popieriniai.
Ar apskaitą galima perduoti nepasibaigus metams?
Taip, apskaita perimama bet kuriuo metų momentu. Perimant peržiūrimi einamojo laikotarpio duomenys ir likučiai.
Ar įmonei reikia savo apskaitos programos?
Ne, jei apskaita tvarkoma paslaugą teikiančios bendrovės biure. Programa, jos priežiūra ir atnaujinimai lieka paslaugos teikėjo pusėje.
Kas bendrauja su mokesčių inspekcija ir Sodra?
Deklaracijas ir duomenis institucijoms teikia apskaitą tvarkanti bendrovė, ji taip pat atstovauja įmonei sprendžiant su ataskaitomis susijusius klausimus.
Ką daryti, jei liko nepateiktų deklaracijų už praėjusius laikotarpius?
Pirmiausia įvertinama, kokie dokumentai ir duomenys yra išlikę. Tada apskaita atkuriama, deklaracijos patikslinamos arba pateikiamos, o mokesčiai perskaičiuojami.
Susisiekite
KONTOLITA, UAB
Liepyno g. 2-42, LT-08108 Vilnius
Darbo laikas: I–V 08:00–17:00
Svetainė: kontolita.lt